Top 10 de herramientas para la gestión de tu startup

 

Digitaliza, organiza y controla todas las áreas de tu proyecto

Apuntarnos las citas, reuniones y eventos importantes en una agenda, o un calendario. Hacer un excel con el listado de clientes y sus contactos, apuntarnos en post its las siguientes fases del proceso…¿te suena? Todo ello está genial, pero seamos sinceros, no suena ni muy profesional ni muy escalable.

La automatización de procesos y tareas, y la digitalización de datos nos permite, entre otras cosas, llevar un mejor control de nuestra empresa. Además de tener la información ordenada y accesible en todo momento a los miembros del equipo o futuros y, sobre todo, poder identificar errores, áreas de mejora y hacer un seguimiento del progreso de nuestro proyecto.


En el post anterior “Las Herramientas más útiles para un proyecto emprendedor” hablamos de herramientas digitales en general, hoy nos centraremos más en las de gestión de proyectos y personal.

  • Slack: 

A la hora de coordinar un proyecto es importante que la comunicación sea fluida e inmediata ya que la comunicación vía mail está bien pero puede provocar retrasos, malentendidos, desorganización o incluso pérdida de información. Para ello podemos usar herramientas como Slack, un sistema de mensajería en tiempo real que permite crear diferentes canales, compartir archivos, hacer videollamadas e integrar gran cantidad de herramientas (Dropbox, Google Drive, Twitter, MailChimp, Skype…).

  • CRM

Al principio es fácil no ver la importancia de tener un CRM (customer relationship management) ya que no contamos con una gran base de datos de clientes. Pero sí es necesario empezar a tener un sistema de almacenaje y control de los procesos de ventas y control de datos.

Salesforce, el CRM de Active Campaign, Netsuite o Pipedrive son de los mejores CRM que hay en el mercado. Son sistemas basados en la nube que permiten centralizar datos, permite que la información se comparta entre departamentos, optimiza los procesos de ventas e incluso gestiona las ventas en tiendas online.


  • Trello

Trello es una de las herramientas en la nube para trabajar en equipo más conocidas actualmente y además es gratuita.

Con ella podemos organizar nuestras tareas y proyectos creando tableros, asignando tareas, priorizando, poniendo comentarios, timming e incluso adjuntando archivos. Una forma rápida y visual de controlar el progreso de una tarea en concreto o nuestro proyecto y gestionar cargas de trabajo y tiempos. Es una herramienta muy intuitiva basada en la metodología SCRUM.

Otras herramientas como Airtable también permite esta organización de tareas, o Asana, que cuenta con muchas funcionalidades para la gestión de proyectos.

  • Google Drive

Imprimir y tener pilas de documentos y archivos está muy bien, para el siglo pasado. Lo más óptimo es tener espacios en la nube que nos permita organizar y archivar toda la documentación e información necesaria. Esto nos permitirá poder acceder a ella desde cualquier lugar en cualquier momento.

Con Google Drive tenemos un archivo gratuito con gran capacidad de almacenamiento, que podremos ampliar si es necesario. Podemos organizarlo por carpetas, archivos y dar acceso personalizado a los miembros del equipo que queramos. Podemos crear directamente documentos ya que cuenta con diferentes aplicaciones como Google Docs (word), Spreadsheet (excel). Así como almacenar archivos directamente desde otras aplicaciones y herramientas como Gmail, Slack, etc.

Otras plataformas de alojamiento en la nube que se suelen utilizar son Dropbox o Microsoft OneDrive.

  • Pasarelas de Pago

¿La era del efectivo está acabando? puede, pero acabe o no, cuando se trata de venta de productos o servicios online necesitamos un modo de pago en línea. Por ello, tenemos que familiarizarnos con la pasarela de pago. Una de las más conocidas es Paypal o Stripe. Estas herramientas permiten un pago seguro para ambas partes a cambio de una pequeña comisión. 

Y, dado el auge de las criptomonedas, ahora ya es posible instalar pasarelas que permiten el pago con ellas. 

  • Finanzas

Puede que al principio no sea necesario, pero es importante llevar un buen control de nuestros gastos, proveedores, facturas etc. Para ello un excel puede estar bien, pero existen sistemas en la nube que nos permiten administrar administrar tus ventas, presupuestos, clientes, facturas de forma automática.

  • Recursos Humanos

Las personas, los recursos más importantes y los más olvidados en las Startups. En los comienzos es fácil no preocuparse demasiado por la gestión del equipo, más allá de organizar jornadas de cervezas, cenas o juegos, pero conforme el equipo vaya creciendo y vayamos creando procesos de trabajo es muy importante llevar un control, documentarlo todo y poder hacer gestiones de la forma más ágil y automática posible ya que contratar a alguien que se responsabilice de ello es difícil y, en estas fases, no prioritario.

Alguna de las herramientas que nos permitirán llevar un control u organización de las nóminas, gestión horaria o fichajes, contrataciones, organigramas es Factorial. Una herramienta intuitiva que no necesita instalaciones ya que también es en la nube.

  • Proyectos de desarrollo

No somos desarrolladores pero queremos hacer una app, un software o alguna herramienta digital que cambie el mundo. La única forma de no perder el control del desarrollo de nuestro producto es, o bien ser programador/a o bien llevar una gestión minuciosa de su desarrollo, objetivos, funcionalidades y código.

Una de las herramientas más conocidas que nos permitirá esto y mucho más es Github, una especie de Trello pero especializado para proyectos de desarrollo.

  • Reuniones

Todo el mundo querrá reunirse contigo cuando la máquina empiece a rodar, y no puedes perder la costumbre de hablar de tú a tú con el equipo, clientes o proveedores si es necesario. Pero contratar a un o una secretaria quizá sea too much. ¿Cómo gestionarlo? Con herramientas como Google Calendar o Calendly que nos permite marcarnos disponibilidades y tiempos de reuniones y a través de un link los interesados pueden reservarnos una hora y un día, poner los detalles de la reunión y mandar avisos.

  • GanttPro

Esta es la top de las top para proyectos profesionales. Aquí podemos establecer roles, asignar tareas y controlar el progreso del proyecto. Además, los diagramas nos permiten visualizar las tareas de forma atractiva y tener todos los plazos bajo control, calcula instantáneamente los costes, permite redistribuir los recursos y ver cambios en los gastos. 

Permite verificar la carga de trabajo del equipo y distribuirla para conseguir la productividad deseada.

¿Tienes alguna función o tarea que te quite tiempo? Busca porque seguro tienes una herramienta digital que te ayude a optimizarla.

 

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